Czy polskie jednostki administracji publicznej idą z duchem czasu? Okazuje się, że coraz więcej z nich tak – w ciągu ostatnich kilku lat wzrosła liczba instytucji należących do skarbu państwa, które zdecydowały się na wynajem powierzchni w nowoczesnych biurowcach.
Wzrasta zainteresowanie instytucji rządowych i samorządowych nowoczesnymi przestrzeniami biurowymi. W ciągu ostatnich pięciu lat, w samej Warszawie, najemcy reprezentujący sektor publiczny podpisali umowy na 260 000 mkw. Eksperci JLL spodziewają się nasilenia tego trendu w kolejnych latach. Tym bardziej, że dla obu stron, zarówno dla deweloperów i właścicieli obiektów biurowych, jak i samych najemców z sektora publicznego to sytuacja win – win. Ci pierwsi są bardzo otwarci na współpracę z instytucjami publicznymi, bo zapewniają one stabilne dochody z tytułu wynajmu przestrzeni biurowej – gwarantem płatności jest tu w końcu państwo. Natomiast, urzędy przenosząc swoje siedziby z przestarzałych gmachów do nowych, funkcjonalnych biurowców, generują oszczędności i tworzą lepszą atmosferę pracy.
Biuro dla urzędnika
Wygodne, przyjazne, efektywne i nowoczesne – niestety nie tak wyobrażamy sobie polskie urzędy. Większość tradycyjnych biur i gmachów, które należą do jednostek administracji publicznej, była projektowana i budowana nawet kilkadziesiąt lat temu. Często są to również budynki adaptowane do funkcji, którą mają spełniać i w związku z tym nie są one dostosowane do obecnych wymogów oraz standardów rynkowych. Co widzimy, kiedy przypominamy sobie swoją ostatnią wizytę w urzędzie? Ogromne korytarze i dużą liczbę małych pokojów lub odwrotnie – źle zaprojektowane wąskie przejścia, w których tłoczymy się razem z innymi petentami.
W nowych biurowcach powierzchnia jest po prostu o wiele bardziej efektywna – jest projektowana z myślą o ich przeznaczeniu i potrzebach najemców, jak również osób odwiedzających. Pod uwagę brana jest nie tylko liczba pracowników, ale i liczba potencjalnych gości, ścieżka, którą pokonują, aby załatwić daną sprawę, czy w końcu czas, który spędzają w danej części biura. W konsekwencji w nowoczesnych budynkach urzędy mogą świetnie rozplanować wszystkie potrzebne funkcje na o wiele mniejszej całkowitej powierzchni.
Tomasz Trzósło, Dyrektor Zarządzający JLL w Polsce i Europie Środkowo-WschodniejProjektowanie przestrzeni biurowej na podstawie rzeczywistych potrzeb najemców zapewnia nie tylko wysoką funkcjonalność biura, ale również optymalne wykorzystanie dostępnej powierzchni.
Dodatkowo standard jest dużo wyższy. Nie chodzi tu tylko o wrażenia estetyczne, ale przede wszystkim o kwestię wentylacji, chłodzenia, czy doświetlenia, które przekładają się zarówno na obniżenie kosztów eksploatacji, jak i znaczną poprawę komfortu pracy. Nowoczesne biurowce idealnie odpowiadają również na rosnące potrzeby pracowników. Od pracodawców oczekujemy szeregu udogodnień i ciekawego designu, który sprawi, że z ochotą będziemy przychodzić do pracy. Pracownicy urzędów nie powinni być tu wyjątkiem.
Tomasz Trzósło, Dyrektor Zarządzający JLL w Polsce i Europie Środkowo-Wschodniej
Nowocześnie i oszczędnie
Skala ewentualnych, możliwych do wygenerowania oszczędności, jest kwestią indywidualną, która zależy przede wszystkim od tego, jak bardzo nieefektywna jest obecna siedziba danego urzędu.
Wielu potencjalnych najemców nowoczesnych projektów biurowych obawia się o wysokość czynszu, który jest oczywiście wyższy, przeliczając go na metr kwadratowy. Jednak w ogólnym rozrachunku całkowite koszty wynajmu okazują się z reguły niższe, dzięki lepszej efektywności powierzchniowej, niższym kosztom eksploatacji oraz możliwości uzyskania przychodów ze sprzedaży obecnych siedzib, np. pod butikowe projekty mieszkaniowe.
Tomasz Czuba, Dyrektor Działu Wynajmu Powierzchni Biurowych, JLLInstytucje publiczne przenosząc się do nowszych budynków mogą więc wygenerować oszczędności, jednocześnie dając pracownikom lepsze środowisko pracy, a budżet Państwa lub samorządu może nie tylko generować bieżące oszczędności, ale i dodatkowo być zasilony ewentualnym przychodem ze sprzedaży starszych budynków deweloperom.
Największe wybrane umowy najmu zrealizowane przez jednostki administracji publicznej w Warszawie w latach 2014 – 2019
| Instytucja | Powierzchnia (mkw.) | Inwestycja |
| Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa | 17 500 | Poleczki Park |
| Polskie Koleje Państwowe | 15 000 | West Station |
| Komisja Nadzoru Finansowego | 14 800 | Piękna 2.0. |
| Fundacja Polskiego Funduszu Rozwoju | 10 300 | CEDET |
| Agencja Rynku Rolnego | 9 800 | Karolkowa Business Park |
| Gaz-System | 9 200 | Cristal Park |
| Urząd Komunikacji Elektronicznej | 8 100 | G9 |
| Zarząd Transportu Miejskiego | 7 300 | JM Tower |
Źródło: JLL, 2019
Sektor publiczny może w istotny sposób podtrzymać potencjał popytowy na powierzchnie biurowe, zarówno w Warszawie jak i miastach regionalnych, szczególnie jeśli urzędy centralne rzeczywiście byłyby rozlokowywane poza Warszawą, jak zapowiadała minister Jadwiga Emilewicz. Oprócz możliwych oszczędności kosztowych dla urzędów i instytucji publicznych, jest to również dodatkowa szansa na podtrzymanie tempa wzrostu PKB w Polsce poprzez generowanie popytu na powierzchnie biurowe i przez to pośrednio wspieranie koniunktury sektora budowlanego i deweloperskiego w kraju.
Tomasz Trzósło, Dyrektor Zarządzający JLL w Polsce i Europie Środkowo-Wschodniej