Tendencja stopniowego powrotu do biur została zahamowana przez drugą falę zachorowań na COVID-19. Wiele organizacji funkcjonuje hybrydowo i już dziś przewiduje kontynuowanie pracy w tym trybie – nawet po zakończeniu pandemii. Firmy nie chcą rezygnować z biur, jednak zaczynają planowanie zmian tak, aby przestrzenie jak najlepiej służyły zespołom pracującym w modelu mieszanym.
Nadal potrzebujemy przestrzeni
W wyniku pandemii, przez wzgląd na bezpieczeństwo pracowników, w niektórych organizacjach wprowadzono ograniczenia liczby osób pracujących jednocześnie w biurze do 20-30% personelu. Czy oznacza to, że przestrzenie biurowe będą się radykalnie zmniejszać?
Niekoniecznie. To prawda, że system biurek współdzielonych to mniej stanowisk pracy, a zatem mniejsza powierzchnia przeznaczona na strefy pracy indywidualnej. Jednak obecna sytuacja i związane z nią wymogi dotyczące zachowania dystansu społecznego sprawiają, że w biurach trzeba przewidzieć więcej przestrzeni, by było bezpiecznie. Z pewnością zwiększy się liczba metrów kwadratowych przypadająca na jedno biurko, która w Polsce jest dosyć niska. Warto przypomnieć, że w krajach skandynawskich wynosi ona aż 12-13, a nawet więcej w zależności od typu biur – komentuje Karolina Dudek, Workplace Strategy Director w Forbis Group.
Miejsce spotkań
Jakie jeszcze zmiany organizacji przestrzeni czekają nas w biurach uwzględniających potrzeby wynikające z wprowadzeniapracy hybrydowej? Regulacje wynikające z reżimu sanitarnego to nie jedyny czynnik wpływający na to, że przestrzenie nie będą się radykalnie zmniejszały. Gdy zespoły zaczynają pracować w środowisku rozproszonym, zmieniają się funkcje biur.
Część powierzchni na pewno powinna zostać spożytkowana na dodatkowe salki do spotkań. Bardziej sprawdzi się z pewnością większa liczba mniejszych pomieszczeń z możliwością odbycia kameralnego spotkania, czy telekonferencji niż 1 – 2 duże sale konferencyjne.Potrzebna będzie również dodatkowa przestrzeń na tzw. lockery, czyli szafki, w których członkowie zespołu, bez przypisanych im, stałych miejsc pracy, będą mogli przechowywać swoje rzeczyosobiste. Na znaczeniu zyskają także przestrzenie do spotkań nieformalnych. Biuro w naturalny sposób stanie się przede wszystkim miejscem integracji, przepływu informacji i wiedzy, a jego aranżacja powinna sprzyjać pełnieniu tej funkcji. Zespoły pracujące hybrydowo odnajdą się we wnętrzach przyjaznych – budujących domową, nieco luźniejszą atmosferę. By takie zaaranżować warto wykorzystać na przykład miękkie, wygodne meble, dużą ilości roślin, czy typowo „domowych” elementów wystroju, jak dywany czy poduszki.
Dwa warianty
W najlepszej sytuacji są dziś te organizacje, którym kończy się umowa najmu, bo będą dysponowały budżetem na nowe meble i fit out. Te, które jeszcze przez 2-3 lata będą w obecnie zajmowanej lokalizacji, muszą poszukać sposobów na wprowadzenie zmian przy ograniczonym budżecie – mówi Workplace Strategy Director w Forbis Group.
W obu przypadkach warto zacząć od oszacowania liczby biurek dla zespołów pracujących hybrydowo i planujących w długim okresie w dużej mierze pracować zdalnie. Następnie dobrze jest określić, jaki rodzaj dodatkowego wsparcia należy zapewnić, by biuro było wygodnym i efektywnym miejscem pracy dla zespołów rozproszonych. Warto w tym procesie kalkulowania potrzeb uwzględnić zarówno głos pracowników i ich preferencje, jak i potrzeby biznesowe i wizję leaderów.
Kolejny krok, w przypadku wprowadzania zmian w najmowanym już biurze, wiąże się ze sprawdzeniem, jak nowy program funkcjonalny można wpisać w przestrzeń. Dobrą praktyką jest zaproszenie do współpracy architekta, który zacznie pracę od analizy technicznej i oceni, jak można wprowadzać zmiany, by nie generować zbyt dużych kosztów związanych z przeprojektowaniem instalacji. Podpowie też, jak najlepiej wykorzystać istniejącą infrastrukturę.
W przypadku poszukiwania nowego biura kolejnym krokiem jest natomiast projektowanie nowej przestrzeni. To z pewnością korzystniejsza sytuacja, umożliwiająca najlepsze dostosowanie przestrzeni do potrzeb organizacji.
