Kluczową kwestią w organizacji struktury zarządzającej daną nieruchomością jest odpowiednie wskazanie podmiotu zarządzającego oraz administrującego budynku mieszkalnego. Jasne rozgraniczenie tych funkcji wpływa m.in. na utrzymanie budynku w odpowiednim stanie. Jednak nie wszyscy mieszkańcy rozróżniają te funkcje i ich zakres odpowiedzialności. Może to prowadzić do ogólnego zdezorientowania i wydłużenie procedur, w której chcemy zgłosić się do odpowiedniej jednostki z konkretnym problemem, oczekując pomocy w jego rozwiązaniu. Zarząd własny, zarządca, administrator – co oznaczają poszczególne pojęcia?
Każda wspólnota mieszkaniowa, składająca się z więcej niż siedmiu lokali (tzw. „duża wspólnota”) ma obowiązek wyłonić swój zarząd, który kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej, reprezentuje ją na zewnątrz oraz w relacjach między wspólnotą, a poszczególnymi jej właścicielami. Zarząd wspólnoty może, ale nie musi zajmować się administrowaniem nieruchomością. Czynności te mogą zostać powierzone administratorowi nieruchomości. W tym celu zarząd wspólnoty podpisuje umowę o administrowanie nieruchomością z przedsiębiorcą prowadzącym działalność z zakresu zarządzania nieruchomościami, na podstawie przepisów kodeksu cywilnego o zlecenia. Umowa ta szczegółowo określa zakres administrowania nieruchomością.
Przepisy ustawy o własności lokali mówią o zarządcy jako o podmiocie, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną. Jeśli wspólnota mieszkaniowa nie wybrała zarządcy z podmiotów „zewnętrznych”, musi wybrać zarząd „wewnętrzny”, czyli organ składający się z jednej lub kilku osób, wyłącznie fizycznych, z grona właścicieli lokali lub spoza wspólnoty. Taki model określa się mianem „zarządu własnego – mówi Maciej Szymański, Dyrektor Regionalny największego w Polsce podmiotu zajmującego się kompleksowym zarządzaniem nieruchomościami mieszkaniowymi, firmy TuMieszkamy.
Za co odpowiedzialny jest zarządca nieruchomości?
Zgodnie z art. 184b ustawy dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, zarządca nieruchomości jest przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą z zakresu zarządzania nieruchomościami. Natomiast zarząd nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji oraz dokonywaniu czynności mających na celu zapewnienie racjonalnej gospodarki nieruchomością, w tym m.in. utrzymanie budynku w stanie niepogorszonym zgodnie z jego przeznaczeniem, bieżące administrowanie nieruchomością, uzasadnione inwestowanie w nieruchomość, bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości.
Profesjonalny zarządca jest nie tylko odpowiedzialny za kondycję techniczną nieruchomości. Organizuje również życie wspólnoty mieszkaniowej, oferując jej wsparcie i doradztwo. Może pomóc w przygotowywaniu i aktualizowaniu szeregu dokumentów, które powinna posiadać wspólnota oraz służy fachową wiedzą oraz doświadczeniem związanym z przeprowadzaniem remontów, podpowiadając najrozsądniejsze rozwiązania. Korzyści z profesjonalnego doradztwa odnoszą wszyscy mieszkańcy, np. dzięki obniżeniu kosztów napraw i remontów. Zaangażowany zarządca nieruchomości może również wykazać się kreatywnością, wysuwając propozycje zagospodarowania zieleni czy części wspólnych, aby mieszkańcom żyło się lepiej – dodaje Szymański.
Istotną kwestią jest fakt, że każdy zarządca nieruchomości podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem nieruchomością. Dodatkowo, jeżeli zarządca wykonuje czynności przy pomocy innych osób, działających pod jego nadzorem, podlega on również ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone działaniem tych osób (zgodnie z art. 186 ust. 3 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarowaniu nieruchomościami).
Jaka jest różnica pomiędzy zarządem a zarządcą?
Dana wspólnota wybiera swoją formę zarządu – zarządcę lub zarząd. Jeśli właściciele lokali powołali tzw. zarząd powierzony na podstawie art. 18 ustawy o własności lokali, to nie wybierają już zarządu własnego. Obie formy zarządu mają ten sam cel – skuteczną reprezentację wspólnoty mieszkaniowej na zewnątrz i kierowanie sprawami wspólnoty. Istotna różnica występuje w sposobie powoływania tych dwóch organów – zarząd własny wybierany jest w drodze zwykłej uchwały właścicieli lokali w danej nieruchomości, natomiast wybór zarządu powierzonego następuje na etapie zawierania umów o ustanowienie odrębnej własności poszczególnych lokali lub w późniejszym czasie przez podjęcie uchwały zaprotokołowanej przez notariusza (konieczne jest zachowanie formy aktu notarialnego) i zgłoszonej do sądu wieczystoksięgowego.
Rola administratora
Administrowanie nieruchomością stanowi czynność, która zawiera się w zarządzaniu nieruchomością. Jednakże odnosi się ona wyłącznie do podstawowych działań związanych z opieką nad obiektami budowlanymi (m.in. sprzątania, pobierania opłat czynszowych, monitorowania awarii oraz ich usuwania). Oznacza to, że zarządca ma szersze od administratora funkcje w zakresie obowiązków i uprawnień co do podejmowania decyzji dotyczących zarządzania obiektem budowlanym. Administrator zostaje wybrany przez zarząd wspólnoty (w przypadku zarządu własnego), aby pełnić funkcję administrowania nieruchomością w takim zakresie, jaki uwzględnia zawierana umowa, która precyzuje zakres jego obowiązków. Zarząd wspólnoty może też samodzielnie zarządzać nieruchomością bez pomocy administratora. Sytuacje te nie są jednak częste z racji odpowiedzialności za stan nieruchomości. Podsumowując, administrator odpowiedzialny jest za podstawowe czynności dotyczące opieki nad nieruchomością, takie jak np. sprzątanie w obrębie nieruchomości oraz jej części wspólnych, pobieranie opłat zaliczkowych na pokrycie kosztów utrzymania części wspólnej, mediów i świadczeń, nadzór nad prowadzeniem prac remontowych, monitorowanie awarii wraz z ich usuwaniem czy prowadzenie korespondencji.
Rola zarządcy to rozwinięcie roli administratora
Zarządca nieruchomości wybrany przez wspólnotę mieszkaniową ma o wiele więcej obowiązków niż administrator. Ponosi on całkowitą odpowiedzialność przed wspólnotą mieszkaniową. Oprócz dbania o części wspólne budynku, zarządca odpowiada przed wspólnotą za takie kwestie jak terminowa kontrola stanu technicznego budynku, a także wszystkie kwestie związane z bezpieczeństwem wewnątrz budynku jak i wokół niego oraz czynności prewencyjne. Kwestie te dokładnie reguluje rozporządzenie w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów. Jest to między innymi sprawdzanie drożności przewodów wentylacyjnych, spalinowych czy dymowych, w zależności od tego, z jaką nieruchomością mamy do czynienia. Ponadto, przeglądowi podlega także instalacja gazowa, jeśli znajduje się ona w zarządzanej nieruchomości. Zarządca jest organizatorem takich prac jak np. remont czy usuwanie awarii. Może zlecić administratorowi kontrolę tych działań, jeśli zawarta umowa wskazuje na taki zakres obowiązków. Zarządca może być również organizatorem życia wspólnoty mieszkaniowej i jej toku prac – zwoływać zebrania czy organizować głosowania nad uchwałami.