Open space to obecnie popularny sposobów aranżacji biur. Choć ma potęgować kreatywność, dawać wrażenie równości wszystkich członków zespołu i poprawiać komunikację między nimi, bywa też przyczyną konfliktów i stresu. O czym warto pamiętać działając w otwartej przestrzeni, aby uniknąć niepotrzebnych konfliktów i (nie)świadomie nie utrudniać pracy innym?
Głośne rozmowy i… biżuteria
– Istnieje ogromna różnica między głośnym mówieniem a wypowiadaniem się z przekonaniem w głosie na tyle cicho, by rozmówca słyszał i słuchał z uwagą tego, co chcemy mu zakomunikować, bez zakłócania pracy innym współpracownikom. Szczególnie, gdy pracujemy w otwartej przestrzeni, pamiętajmy o tym, że zbyt głośne mówienie może po prostu źle świadczyć o nadawcy – zauważa Renata Brukiewicz, trener biznesu z firmy szkoleniowo-doradczej Integra Consulting Poland. Również rozmawiając przez telefon nie trzeba krzyczeć. W open space jest przeważnie na tyle cicho, że przez słuchawkę możesz wypowiadać się niemal szeptem. Nie nadużywaj również trybu głośnomówiącego. Jeśli chcesz dbać o harmonię i spokój, wycisz też telefon i powiadomienia na komputerze, informujące chociażby o nowym mailu i dostosuj głośność muzyki w słuchawkach. Pomyśl także o wszelkich innych źródłach hałasu, które mogą rozpraszać twoich współpracowników. Czy wiesz, że koncentrację zakłócać może nawet dźwięk stukającej bransoletki? Taką biżuterię zostaw więc lepiej na inne ważne okazje.
Niewerbalne faux pas
Choć we wspólnej przestrzeni biurowej niezwykle ważne jest unikanie hałasów, nie zapominaj też o komunikatach niewerbalnych. Twoja postawa, mimika twarzy i gesty są zewnętrznym odzwierciedleniem stanu emocjonalnego, zadbaj więc o pozytywne nastawienie i pielęgnowanie budujących emocji. Ponadto zwróć uwagę na swoje nawyki w postawie siedzącej i stojącej. To, jak siedzisz, sporo bowiem mówi o twoim stosunku do innych, nawet jeśli nie zdajesz sobie z tego sprawy. Pozycja półleżąca może być odbierana jako wyraz lekceważenia, obojętności czy braku zainteresowania. Gdy za to zakładasz nogę na nogę w kształt „czwórki”, wyrażasz pewność siebie i dominację. Choć to pozycja dość powszechna, jest mało elegancka i może obrażać innych. Podobnie z siedzeniem w zbyt dużym rozkroku – ten typowy dla mężczyzn układ ciała eksponujący krocze również wskazuje na dominację i jest nieelegancki. Wśród kobiet natomiast często spotykane jest zakładanie nogi na nogę i odchylenie ich w bok, co daje zmysłowy, a więc niewłaściwy w kontekście biurowym, efekt. A kiedy stoisz i rozmawiasz? Nie splataj nóg, bowiem w ten sposób możesz pokazać zdystansowanie, nieśmiałość, brak pewności siebie, zagubienie czy kompleksy. Nie popadaj też w drugą skrajność – gdy staniesz z szeroko rozstawionymi nogami, możesz zrobić wrażenie osoby zbyt pewnej siebie i zarozumiałej. – Najlepiej, żeby obie stopy nie wykraczały poza obszar o wielkości kartki A4, w przeciwnym razie nasza postawa będzie wyglądać nieelegancko i niedbale. Podobnie ocenione może być opieranie się o ścianę, filar czy meble – taka pozycja dodatkowo na pewno nie pomoże nam w zdobywaniu autorytetu – zauważa Renata Brukiewicz z Integra Consulting Poland. Zwróć też uwagę na układ rąk – splątane na karku mogą zostać zinterpretowane jako dominacja, skrzyżowane na piersiach z wystawionymi kciukami – potraktowane jako pozycja obronna lub negatywne nastawienie połączone z poczuciem wyższości, a schowane w kieszeniach – jako wyraz braku szacunku i lekceważenie.
Osobista bańka i zabiegi pielęgnacyjne
Jeśli chcesz, żeby ludzie dobrze czuli się w twoim towarzystwie, szanuj ich przestrzeń osobistą. Można ją przyrównać do przenośnej „bańki powietrza”, która towarzyszy każdemu człowiekowi. Uważaj, aby jej nie przebić, zachowaj więc dystans. Sprawy osobiste załatwiaj dyskretnie, bez absorbowania w nie innych osób. Nie racz współpracowników także widokiem działań pielęgnacyjnych. Poprawienie makijażu, kremowanie rąk, używanie perfum i inne zabiegi kosmetyczne zachowaj na wizytę w łazience, zamiast wykonywać je przy biurku. Dbaj też o higienę osobistą, która oznacza także częste mycie rąk oraz dezynfekcję biurka, co zapobiega rozprzestrzenianiu się zarazków.
Wspólne rzeczy i… wirusy?
Pamiętaj o tym, że rzeczy na wspólnej przestrzeni nie zawsze są wspólne. Pożyczanie bez pytania długopisów, innych przyborów biurowych czy krzesła to główne grzechy współpracowników. Jeśli więc potrzebujesz czegoś, co nie jest twoje, upewnij się, do kogo należy dany przedmiot i czy możesz z niego skorzystać. Przyczyną biurowych sporów bywa też kwestia temperatury i otwartych okien, najlepiej więc ustal ze współpracownikami, jaka będzie optymalna liczba stopni, aby nikt nie zmarzł lub nie przegrzał się. Na wszelki wypadek zadbaj też o sweter, który ogrzeje cię w razie potrzeby. A jeśli już zdarzy ci się przeziębienie, pamiętaj o tym, że w otwartej przestrzeni ryzyko przenoszenia wirusów jest o wiele większe niż w zamkniętych pomieszczeniach. Nie przychodź więc do biura, kiedy jesteś chory, a jeśli pomimo dyskomfortu zdrowotnego czujesz, że jesteś w stanie wykonywać swoje obowiązki zawodowe, zapytaj przełożonego o możliwość pracy z domu.
Open space to przestrzeń biurowa wymagająca szczególnej wrażliwości na innych i uważności w odniesieniu do swoich zachowań i nawyków. Od każdej osoby z niej korzystającej szczególnie wymaga respektowania potrzeb jej pozostałych użytkowników. – Stosowanie się do powyższych wskazówek, sprawi, że praca w otwartej przestrzeni będzie przyjemniejsza, mniej stresująca, a zarazem bardziej efektywna. Zadbajmy o to, aby szeroko pojęta uprzejmość stała się naszym nawykiem – podsumowuje Renata Brukiewicz z Integra Consulting Poland.