Strategia zarządzania nieruchomościami. Więcej przestrzeni i bezpieczeństwo przechowywania dokumentacji

Zmiany na rynku pracy znacząco przyspieszyły. Jak wynika z badań, aż 80% pracowników preferuje elastyczny model umożliwiający łączenie pracy zdalnej z pracą w biurze, z kolei jedynie 12% badanych chciałoby pracować wyłącznie w przestrzeni biurowej[1].

Pandemia COVID-19 wpłynęła na rynek nieruchomości. Z jednej strony firmy planują redukcję przestrzeni o 30%, z drugiej spodziewają się wzrostu zapotrzebowania na powierzchnię biurową i jej elastyczność. Chodzi o wzrost zatrudnienia czy konieczność zapewnienia większego metrażu w przeliczeniu na pracownika wynikające z wytycznych dot. bezpieczeństwa COVID-19[2].

Aż 87% menedżerów planuje zmiany w strategii zarządzania nieruchomością[3]. W rezultacie nawet jeśli firmy zdecydują się na pozostanie przy wykorzystaniu aktualnej powierzchni biurowej, analizują różne modele redukcji kosztów bieżącej działalności. Jednym z nich jest tzw. przechowywanie alternatywne, które umożliwia magazynowanie nadprogramowych przedmiotów czy sprzętów w specjalnie przeznaczonej do tego, bezpiecznej przestrzeni, której utrzymanie jest o wiele tańsze, niż powierzchnia biurowa.

CZYTAJ TAKŻE

Wpływ wysokiej inflacji na rynek biurowy w Polsce

21 października, 2022

Przyszłość budynków biurowych po pandemii

9 czerwca, 2022

Realne oszczędności

Zrównoważona przestrzeń biurowa, to oszczędność nie tylko miejsca, ale również pieniędzy. Jak wynika z raportu „Living Buildings” przestrzenie biurowe stają się miejscami, gdzie dba się nie tylko o komfort ergonomiczny, ale i zapewnienia równowagę psychiczną i redukcję stresu. Strefy chillout, zielone przestrzenie czy tzw. trzecia przestrzeń – między spersonalizowaną przestrzenią we własnym domu a formalnym miejscem pracy rozumianym jako wizytówka firmy, stały się faktem[4]. Rynek powierzchni flex, czyli elastycznych powierzchni biurowych nabiera na znaczeniu. Przechowywanie nadprogramowych przedmiotów czy sprzętów w tego typu przestrzeniach jest często niemożliwie. Z kolei brak stałego miejsca do przechowywania stanowi duży problem dla najemców i właścicieli powierzchni. Najefektywniejszym działaniem jest przekazanie rzeczy firmie, która zajmie się wszystkim kompleksowo – pakowaniem, transportem, przechowaniem nie tylko na krótki, określony czas, ale również magazynowaniem długoterminowym.

Przeprowadzenie audytu i sprawdzenie, jak można odzyskać w firmie przestrzeń biurową, to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim finansów. Dla jednego z naszych klientów w Stanach Zjednoczonych uzyskaliśmy ponad 400 tys. USD oszczędności z samego najmu. Wszystkie etapy procesu można z powodzeniem przeprowadzić bez angażowania pracowników Klienta. Wszystkie odbierane rzeczy są pod ścisłą kontrolą, a dostęp do materiałów i przedmiotów o szczególnej wrażliwości jest ściśle kontrolowany. W ten sposób firma może decydować, kto i w jakim zakresie może mieć do nich dostęp – tłumaczy Krzysztof Szkólski z Iron Mountain.

Przeprowadzka firmy czy oddziału, przeniesienie pracowników w czasie pandemii COVID-19, czy zmiana związana z dywersyfikacją technologiczną (np. wymiana starego sprzętu na nowy), to tylko niektóre z obszarów rozwiązania Iron Mountain Clean Start®. Każdy przedmiot zostaje zarejestrowany i otrzymuje swój barkod, który dokładnie identyfikuje miejsce składowania. Każda rzecz z barkodem zostaje wprowadzona do systemu. Dzięki temu w łatwy i szybki sposób można ją zamówić, a następnie zostaje dostarczona pod wskazany adres lub można ją odebrać osobiście.

Bezpieczeństwo próbek i materiałów badawczych

Przechowywanie szczególnie wrażliwych materiałów dla branży farmaceutycznej wymaga działań wykraczających poza wymogi przechowywania dokumentacji. Materiały badawcze w tym próbki np. leków wymagają odpowiednich zabezpieczeń, kontrolowanych dostępów, a także zgodności z restrykcyjnymi wymogami prawnymi. To ochrona zasobów przed kradzieżą, zniszczeniem lub innymi, nieprzewidzianymi okolicznościami jest niezwykle istotna z punktu widzenia prawa i ciągłości pracy danego przedsiębiorstwa. Rozwiązanie Iron Mountain wychodzi naprzeciw nie tylko wymogom dotyczącym długoterminowego przechowywania dokumentów, ale i wspiera archiwizację próbek wszelkich materiałów dla branży farmaceutycznej.

Klient nie musi samodzielnie monitorować zmian w prawie, robimy to za niego. Otrzymuje dokładny spis przekazanych materiałów oraz ma do nich stały dostęp. Kwestia bezpieczeństwa jest dla nas kluczowa. Każde wejście i wyjście jest rejestrowane – klient wie, kto i kiedy był w magazynie – dodaje Krzysztof Szkólski z Iron Mountain.

Z usługi można skorzystać w każdej chwili na dowolny czas – przeprowadzka, remont, chwilowe potrzeby czy w ramach stałego przechowywania.

[1] Knight Frank, Rynek Biurowy research 1 kw. 2021 r.

[2] McKinsey&Company, The Future of work after COVID-19, Report 2021.

[3] McKinsey&Company, The Future of work after COVID-19, Report 2021.

[4] Infuture Institute, Living Buildings, Przyszłość biurowców do 2050”