Jak sprawnie pozyskiwać dane z dokumentów dotyczących wynajmu nieruchomości, przyspieszyć pracę i ograniczyć koszty

Obsługa wynajmu nieruchomości komercyjnych wiąże się z wytwarzaniem i przetwarzaniem ogromnej ilości papierowych dokumentów. Dla profesjonalistów z branży kluczowy jest łatwy i szybki dostęp do informacji zawartych w tych dokumentach. Aby to umożliwić warto sięgnąć po nowoczesne rozwiązania IT, wspierane mechanizmami sztucznej inteligencji.  

Zarządzanie wynajmem nieruchomości komercyjnych: powierzchni biurowych, handlowych czy lokali użytkowych to ogromny i cały czas rozwijający się rynek. 

Szacuje się, że europejski rynek Facility & Property Management (zarządzania i obsługi infrastruktury i nieruchomości komercyjnych) będzie warty 360 miliardów USD w roku 2024, a wartość ta wzrośnie do około 430 miliardów USD do roku 2029. Według Raportu Polskiej Rady Facility Management, w Polsce sektor ten jest szacowany na 117 MLD PLN, a zatrudnionych jest w nim ponad 630 000 osób. 

Jakie problemy rodzi obsługa dokumentów związanych z wynajmem nieruchomości komercyjnych? 

Firmy z sektora Facility & Property management to często bardzo duże, międzynarodowe spółki, o rozbudowanym portfelu nieruchomości. Wynajem każdej z nich wiąże się z wytwarzaniem dziesiątek stron dokumentów w tym umów, aneksów, korespondencji, dokumentów dotyczycących audytów – sporządzanych w formie papierowej.  

Aby informacje zawarte w tych dokumentach mogły być udostępnione do użytku pracownikom firmy odpowiedzialnej za zarządzanie najmem, muszą zostać wprowadzone do systemów wewnętrznych. 

Ogromny wolumen wytwarzanych dokumentów (i danych) sprawia, że stosowane powszechnie przepisywanie danych do systemu ręcznie wiąże się z szeregiem problemów, które znacząco obniżają efektywność pracy. Wśród nich najważniejsze to:  

Żmudne i czasochłonne przepisywanie danych do systemów wewnętrznych firmy 

Wprowadzanie danych, zwykle ręcznie, z umów najmu do systemów firmy jest żmudne i czasochłonne, dlatego łatwo o popełnienie błędów. Jedna osoba może przepisać informacje do systemu na wiele sposobów, trudno więc utrzymać spójność i jednolity format danych. Wpływa to na małą wiarygodność wprowadzonych informacji i utrudnia tworzenie rzetelnych analiz na ich podstawie. 

Czasochłonność przepisywania danych powoduje też, że dane zawarte w dokumentach są mało dostępne, co może powodować opóźnienia w procesach, w których są wykorzystywane. Długi czas cyfryzacji to również zagrożenie, że część danych będzie nieaktualna już momencie wprowadzenia do systemu.  

Wysoka rotacja pracowników zajmujących się przepisywaniem danych 

Żmudna i monotonna czynność jaką jest ręczne wprowadzanie danych do bazy z dokumentów sprawia, że pracownicy zajmujący się tym zadaniem szybko rezygnują z pracy. Konieczne jest ciągłe zatrudnianie i szkolenie nowych osób, a to wiąże się z dużymi kosztami dla firmy oraz spowolnieniem w pracy – do czasu aż nowi pracownicy nie wdrożą się w swoje zadania. 

Czasochłonność i wysokie koszty wynikające z pracy z ogromną liczbą dokumentów  

 Praca z ogromną liczbą dokumentów papierowych jest bardzo czasochłonna i mało wydajna (a przez to też kosztowna). Nawet sama kategoryzacja dokumentów w procesie digitalizacji wymaga dużych nakładów pracy. Problematyczne jest też późniejsze wyszukiwanie odpowiednich dokumentów biorąc pod uwagę wybrany zestaw informacji zawartych w ich treści (przykładowo powierzchni nieruchomości i należnych opłat).  

Koszty wynikające z opóźnienia w przebiegu procesów 

Ograniczony dostęp do informacji zawartych w dokumentach i długi czas potrzebny na wprowadzenie danych z dokumentów do bazy danych może generować koszty wynikające z przekroczenia ważnych terminów – trudnych do monitorowania w dokumentach papierowych.  

Na przykład data płatności z faktury za wynajem trafia do systemu zbyt późno, co generuje odsetki wynikające z przekroczenia terminów opłat. Biorąc pod uwagę wielkość rynku zarządzania i wynajmu nieruchomości i liczby nieruchomości obsługiwanych przez firmy z sektora Property & Facility Management, opóźnienia mogą generować milionowe straty.   

  

iDoc wsparciem w sprawnym zarządzaniu dokumentacją związaną z wynajmem nieruchomości 

Dla większej skuteczności zarządzania wynajmem nieruchomości, kluczowy jest łatwy dostęp do pełnych i wiarygodnych danych na ich temat zawartych we wszelkiego rodzaju dokumentach wytwarzanych i wymaganych przy okazji wynajmu.  

Aby to umożliwić, a tym samym podnieść skuteczność zarządzania nieruchomościami komercyjnymi i wspomóc profesjonalne zarządzanie wynajmem, powstał iDoc, rewolucjonizując sposób zarządzania informacjami o nieruchomościach komercyjnych. 

Jak działa rozwiązanie iDoc? 

Rozwiązanie iDoc automatycznie kategoryzuje dokumenty dotyczące wynajmu nieruchomości, w tym m.in. umów czy aneksów. 
Następnie rozpoznaje dane zawarte w każdym z nich m.in. uczestników umów, daty, adresy, okresy obowiązywania umowy, etc. 

Danymi tymi automatycznie zasila bazę danych firmy. Dane mogą być dalej łatwo wykorzystywane przez oprogramowanie do zarządzania nieruchomościami. 

W całym procesie wykorzystywane są algorytmy sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego (AI/ML). 

Zakres odczytywanych informacji można rozszerzać o kolejne kategorie dokumentów i inne typy danych – zgodnie z indywidualnymi wymaganiami branży czy przedsiębiorstwa. 

Jakie korzyści niesie zastosowanie rozwiązania iDoc w zarządzaniu i najmem nieruchomości komercyjnych? 

iDoc, z pomocą mechanizmów AI/ML, automatyzuje pozyskiwanie danych z umów dotyczących najmu i uzupełnianie nimi systemów wewnętrznych firmy. Dzięki temu daje szybki i łatwy dostęp do informacji na temat nieruchomości, których dotyczy dokumentacja. 

iDoc: 

• Skraca czas i redukuje koszty wprowadzenia informacji z umów i innych dokumentów dotyczących najmu do systemu firmy. 
• Zwiększa zaufanie do danych poprzez automatyzację ich wprowadzania, a przez to minimalizację błędów w danych, co przekłada się na większą wydajność i mniejsze koszty procesów, w których te dane są wykorzystywane. Dzięki temu nie ma potrzeby poprawiania błędów i powtarzania niektórych procesów ze względu na błędne dane. 
• Daje szybki i łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów i danych dotyczących nieruchomości wszystkim pracownikom firmy. 
• Przyspiesza i minimalizuje koszty procesów, które wcześniej wymagały manualnej analizy dokumentów, segregowania czy wyszukiwania zawartych w nich danych.  
• Wspiera kompleksowe zarządzanie nieruchomościami komercyjnymi. 

Dowiedz się więcej o iDoku.